Vacante Functie: Landelijke Evenementen Coördinator
Effectieve rol is maximaal 2 termijnen van ieder 3 jaar.
Functieomschrijving:
Haar/zijn doel is het plannen, organiseren en coördineren van de JDCH activiteiten rondom landelijke, regio-overkoepelende evenementen. Het betreft activiteiten zowel binnen de JDCH als de landelijke evenementen waar de JDCH aan deelneemt. Aantal evenementen: 5 tot 6 per jaar.
De landelijke evenementen coördinator werkt samen met bestuursleden, regiocoördinatoren, marketing, clubwinkel, ICT, Redactie Gazette en een team van vrijwilligers en rapporteert rechtstreeks aan de Landelijke Coördinator. Naar eigen inzicht kan een team worden geformeerd.
T.b.v. de beurzen en evenementen is er een volledig uitgeruste aanhanger met JDCH stand en toebehoren ingericht.
Taken/Verantwoordelijkheden
- Organiseert de benodigde activiteiten voor de landelijk overkoepelende evenementen in nauwe samenwerking met de Landelijke Coördinator en het Regioteam
- Fungeert als coördinerend aanspreekpunt voor betrokken partijen
- Regelt/bezoekt locaties en laat gemaakte afspraken schriftelijk vastleggen in afstemming en overleg met de Landelijke Coördinator
- Verantwoordelijk voor de kostenbegroting vs. realisatie incl. rapportage
- Draagt zorg voor het ophalen, opbouwen, afbreken en weer terugbezorgen van de JDCH stand op de daartoe bestemde locaties met clubaanhangwagen
- Regelt dat de stand wordt bemand door minimaal 2 vrijwilligers uit de regio (excl. Clubwinkel) rekening houdend met eventuele back-up
- Draagt zorg voor de catering in geval van ontvangst van clubleden in de stand
- Adviseert inzake verbeteringen, nieuwe ideeën, etc.
- Bewaakt de kwaliteit en veiligheid van de benodigde activiteiten
- Draagt zorg voor de communicatie betreffende genoemde evenementen via de website (Evenementenkalender), Gazette, Nieuwsbrief, Social Media in nauwe samenwerking met de clubleden die daarvoor verantwoordelijk zijn
- Neemt deel aan overleg (Groot Overleg 2x per jaar)
De volgende evenementen staan voor 2025 op de agenda (jaarlijks kan dit anders zijn):
- InterClassics beurs Maastricht (januari, 4 dagen)
- Nieuwjaarsbijeenkomst (januari)
- Algemene Ledenvergadering (maart/april)
- British Cars & Lifestyle beurs (april, 2 dagen)
- Zomerevent (augustus)
- Wheels at Marienwaerdt (september, 3 dagen)
- British Car Club Day (oktober, 1 dag)
Functie-eisen:
We zoeken een goede organisator die zowel hands-on als planmatig kan werken en ook begrotingen kan opstellen. Goede voorbereiding en communicatievaardigheden met alle stakeholders zijn belangrijk.
ICT-vaardigheden en ervaring met MS365 zijn zeer nuttig.
Geschatte tijdsbesteding:
De voorbereiding van genoemde beurzen (zie boven), de tijd aanwezig op de beurzen en evenementen en de tijd gemoeid met de inkoop van benodigdheden.
Wat krijg je er voor terug:
Er is een (im)materiële vergoeding voor deze werkzaamheden:
- Dankbare leden
- Eer en trots van mooi georganiseerde evenementen
- (Reis)kosten, waar toepasselijk
Meer informatie:
Geïnteresseerd en behoefte aan meer details ?
Neem dan contact op met Huub Kleintjes, onze Landelijk Coördinator via: LandelijkCoordinator@jdch.nl.
